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电子文件对档案工作的影响及对策/张智涛

作者:法律资料网 时间:2024-07-21 22:41:00  浏览:9279   来源:法律资料网
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电子文件对档案工作的影响及对策

张智涛


一、电子文件定义及其特点综述

  所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的,以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较,电子文件有以下几个特点:?1 电子文件不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能阅读利用;?2 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;?3 电子文件的利用是可共享的,也不再受时间和距离的影响;?4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件对档案业务管理工作的影响

  1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象,而应用计算机后,电子文件取代了以往的文字材料,它是由拟稿者直接写在磁盘上,并在磁盘上进行修改,一经形成后,马上存贮到办公信息数据中,由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践,已总结出一套工作流程及方法、原则,如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点,也是文书工作和档案工作的结合点,文件形成后,由文书部门收集立卷后,交档案部门管理,一般一年归档一次。而电子文件随时产生,随时更改,存贮在计算机磁盘或光盘中。因此,它对计算机有很强的依赖性。如果归档,必须以磁盘或光盘的形式移交,归档范围也不能只是“办理完毕,具有保存价值”的文件,还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

  2?由于电子文件信息与载体的可分离性,档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代,因为实体分类的结果只能体现一种属性联系,这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要,但在当今电子文件的环境中,文件的形式特征和内容特征均发生了变化,电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序,不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要,利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

  3?由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性,其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化,原有的档案价值理论分析范围也将扩大,要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论,文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限,而电子文件一方面由于制作方便,将产生比以往更多的文件,另一方面由于用户的需要,信息和数据不断地修改和补充,因此很难划定固定的保管期限,况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此,其鉴定、管理方法亦无定论。此外,由于电子文件信息载体的特殊性,其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

三、电子文件对档案学理论的影响

  1?对档案本质属性的影响

  原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上,另一方面表现在档案的形式上,如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等,都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性,才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息,而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中,电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,它便于修改、便于复制的特性,使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本,没有草稿与印稿的区别,也没有正本与副本的差异,甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件,这样文件是档案的前身,档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定?电子文件能否作为档案?是否具有法律凭证作用等等,便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键,也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。

  2?对档案来源原则的影响

  来源原则包括两个方面:从外部来看是尊重全宗,从内部来看是尊重原始顺序。目前,随着大量电子文件的产生,后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源,从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题,才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中,不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生,人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此,要确定档案的来源,不可仅局限于寻找一个恰切的定义,或仅要求完整地保护全宗与文件系列,按照原始顺序进行整理等,而必须正确说明档案的原始联系,了解在整个生命周期中文件组合的变化,应随着客观实际的变化,丰富和发展来源原则。

  3?对档案学理论研究内容的影响

  档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象,电子文件出现以后,档案工作的对象发生了变化,其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视,原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充,原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等,都将成为档案学理论研究必不可少的内容。

四、档案界所应采取的对策

  1?做好归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。

  2?解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证,所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件,需要定期进行复制,以防止信息损失。

  3?使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的,随着人们对利用服务工作的重视,使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况,随着电子文件的介入,档案种类在增加,其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此,在原有平面结构基础上,又增加了一项档案信息载体内容,就构成三维空间,形成了立体化的管理结构。

  4?档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新,引进、消化、适应信息技术的成果,使档案人员拥有广博的知识,以适应信息技术发展的需要。可以肯定,加快档案人员知识结构的变革,多途径、多层次培养人才,是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

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卫生部关于加强新药审批管理的通知

卫生部


卫生部关于加强新药审批管理的通知
卫生部


近据反映,一些地区出现了在《药品管理法》实施前突击审批“新药”的现象,有些已审批的新药,资料不全,质量不高。这种做法与加强药品管理和即将执行的《药品管理法》是相违背的,也为以后药品整顿工作增加了困难。3月15日,部党组在讨论贯彻《药品管理法》加强新药
审批时指出:目前由于审批不严,造成药品品种十分混乱,特别是滋补药品更甚,应采取措施,坚决制止。为了切实加强新药的审批,特作如下通知:
一、要坚决制止突击审批新药。药品研制单位申报的每一个新药品种,必须具备完整、科学的研究资料。卫生厅(局)要严格审查把关,凡资料不全,数据不足的一律不予批准。属卫生部审批的新药,必须严格按照规定要求转报卫生部审批。
二、鉴于以“健字号”审批,各地掌握不一,易引起混乱和降低要求的问题不断出现,经研究决定,从文到之日起,凡新审批的药品,取消“健字号”批准文号;具备治疗或辅助治疗作用的,并经实验、临床证明,按新药进行审批,符合审批要求者发给“卫药准字”文号。
以上请你厅(局)加强法制,严格贯彻,切实执行。



1985年4月13日

《浙江省人民代表大会常务委员会关于修改〈浙江省住房公积金条例〉的决定》

浙江省人大常委会


浙江省九届人大常委会公告第48号
 
《浙江省人民代表大会常务委员会关于修改〈浙江省住房公积金条例〉的决定》已于2001年11月2日经浙江省第九届人民代表大会常务委员会第二十九次会议通过,现予公布,自公布之日起施行。

2001年11月2日


浙江省第九届人民代表大会常务委员会第二十九次会议决定对《浙江省住房公积金条例》作如下修改:
一、第八条第一款第(五)项修改为:“管理和监督同级住房公积金管理中心(以下简称管理中心)。”
二、第十三条修改为:“职工和单位住房公积金的缴存比例均不得低于职工上一年度月平均工资的5%。有条件的市(县)可以按省规定适当提高缴存比例。”
三、第十八条修改为:“企业因严重亏损等原因缴存住房公积金有困难的,经本单位职工代表大会或者工会讨论通过,并经管理中心审核,报住房委员会批准后,可以降低缴存比例或者缓缴;待单位经济效益好转后,再提高缴存比例或者补缴。企业缓缴住房公积金的期限一般不得超过一年。超过一年,需要继续缓缴的,应当重新办理申请手续。”
四、删去第二十四条第二款、第三款、第四款、第五款。
五、第二十五条第一款修改为:“职工按照本条例规定申请住房公积金贷款的,管理中心应当在接到申请之日起七日内作出准予或者不准予的决定并答复申请人。”
六、第二十六条修改为:“管理中心根据住房公积金年度使用计划,在保证住房公积金提取和贷款的前提下,经住房委员会批准,可以将住房公积金用于购买国债。”
七、删去第三十五条第二款。
八、删去第三十七条。
九、删去第三十八条第二款。
十、第三十九条改为第三十八条,第一款第(一)项修改为:“未按照本条例规定办理住房公积金缴存登记或者变更、注销缴存登记的,责令限期补办;逾期不补办的,处以一万元以上五万元以下的罚款。”
第一款第(二)项修改为:“未按照本条例规定为职工个人办理住房公积金账户的设立、转移或者封存、启封手续的,责令限期补办;逾期不补办的,处以一万元以上五万元以下的罚款。”
删去第一款第(三)项。
十一、删去第四十四条。
此外,根据本决定对条文顺序作相应调整。
本决定自公布之日起施行。
《浙江省住房公积金条例》根据本决定作相应修改,重新公布。



浙江省住房公积金条例
(1997年6月28日浙江省第八届人民代表大会常务委员会第三十七次会议通过根据2001年11月2日浙江省第九届人民代表大会常务委员会第二十九次会议《关于修改〈浙江省住房公积金条例〉的决定》修正)
  2001/11/23

第一章 总则
  第一条 为加强住房公积金管理,维护住房公积金缴存者的合法权益,促进住房分配机制转换,加快城镇住房建设,根据国家有关法律、法规,结合本省实际,制定本条例。
  第二条 本条例适用于本省行政区域内住房公积金的缴存、提取、使用及相关的管理、监督活动。
  第三条 本条例所称的住房公积金,是指职工及其所在单位,按照本条例规定缴存的一种长期住房储金。职工个人缴存和职工所在单位为职工缴存的住房公积金,属于职工工资性质,归职工个人所有。
  第四条 在本省机关、事业单位、社会团体和企业(以下统称单位)工作的职工和职工所在单位均应按照本条例的规定缴存住房公积金。前款所称企业,是指国有企业、外商投资企业、城镇集体所有制企业和在城镇的股份制企业、股份合作企业、合伙企业、私营企业。前款所称职工,不包括离退休职工、合同试用期内的职工和外籍职工。
  第五条 住房公积金按规定用于职工住房的消费和职工住房建设资金的融通,任何单位和个人不得挪作他用。
  第六条 对住房公积金实行统一管理、专户存储、专项使用、安全运作、严格监督的原则。
  第七条 单位和职工均有按照本条例规定缴存住房公积金的义务,并享有本条例规定的权利。
  第二章 管理组织
  第八条 县级以上人民政府设立的住房委员会,是管理住房公积金的领导决策机构,其主要职责是:
  (一)贯彻执行有关住房公积金的法律、法规和国家其他有关规定;
  (二)审批住房公积金的年度归集和使用计划;
  (三)审定住房公积金的年度预算、决算;
  (四)负责有关住房公积金管理的协调工作;
  (五)管理和监督同级住房公积金管理中心(以下简称管理中心);
  (六)同级人民政府赋予的其他相关职责。各级住房委员会设办公室,具体负责住房委员会的日常工作,并承办对同级管理中心的监督管理工作。
  第九条 管理中心经县级以上人民政府批准设立,是依法管理住房公积金的、非盈利性的具有法人资格的事业单位。其主要职责是:
  (一)负责住房公积金的归集、支付和核算;
  (二)编制住房公积金的年度归集、使用计划;
  (三)编制住房公积金的预算、决算;
  (四)审批住房公积金的提取、贷款申请;
  (五)监督、检查住房公积金的缴存、使用情况;
  (六)负责住房公积金的保值、增值;
  (七)行使本条例赋予的行政处罚职能;
  (八)执行同级住房委员会交办的其他事项。
  第十条 住房公积金的信贷业务,由当地县级以上人民政府按国家规定确定的银行(以下简称受托银行)办理。管理中心经当地县级以上人民政府授权,与受托银行签订委托合同。
  第三章 住房公积金的缴存
  第十一条 单位必须按规定向所在地县级以上管理中心办理住房公积金缴存登记手续,设立职工住房公积金账户。新设立单位必须自批准设立之日起三十日内,向所在地县级以上管理中心办理住房公积金缴存登记手续,设立职工住房公积金账户。单位录用职工,必须自正式录用之日起三十日内,向所在地县级以上管理中心办理职工住房公积金账户的设立或者转移手续。
  第十二条 单位发生合并、分立、解散等情形或者依法宣告破产的,应当自上述情形发生之日起三十日内,由原单位或者清算组织向管理中心办理变更或者注销住房公积金缴存登记手续,并办理职工住房公积金账户的转移或者封存手续。单位与职工终止劳动关系,包括职工调动、辞职、解聘、辞退、开除等,应当自终止劳动关系之日起三十日内,向管理中心办理职工住房公积金账户的转移或者封存手续。职工被重新录用时,用人单位应当自职工正式录用之日起三十日内,向管理中心办理职工住房公积金账户转移或者启封手续。
  第十三条 职工和单位住房公积金的缴存比例均不得低于职工上一年度月平均工资的5%。有条件的市(县)可以按省规定适当提高缴存比例。
  第十四条 职工按当地最低工资标准领取工资的,职工个人可以免缴住房公积金。职工所在单位仍应按照规定比例为职工缴存住房公积金。
  第十五条 住房公积金按月缴存。职工的住房公积金,由所在单位在其每月工资收入中代扣。单位为职工缴存和代扣的住房公积金,由单位在发放工资之日起五日内向管理中心缴存。管理中心应当于收到住房公积金当日计入职工个人住房公积金账户。住房公积金也可以采取同城特约委托收款结算方式归集。单位逾期缴存住房公积金的,管理中心按每逾期一日加收应缴存金额千分之一的滞纳金。单位应当对住房公积金单独建账,及时登录职工个人住房公积金缴存、提取等情况。
  第十六条 住房公积金自管理中心收到之日起按日计息,按年结算。每年6月30日为结息日,结息后本息自动转存。住房公积金存、贷款利率,按国家金融管理的有关规定执行。
  第十七条 职工个人缴存的住房公积金,按规定不计入个人所得税的纳税基数;职工按本条例规定提取的住房公积金本息,免缴个人所得税。
  第十八条 企业因严重亏损等原因缴存住房公积金有困难的,经本单位职工代表大会或者工会讨论通过,并经管理中心审核,报住房委员会批准后,可以降低缴存比例或者缓缴;待单位经济效益好转后,再提高缴存比例或者补缴。企业缓缴住房公积金的期限一般不得超过一年。超过一年,需要继续缓缴的,应当重新办理申请手续。
  第十九条 企业被依法宣告破产的,其欠缴的住房公积金列入第一清偿顺序优先清偿。 
  第四章 住房公积金的提取和使用
  第二十条 使用住房公积金,应当按照住房公积金年度使用计划执行。管理中心应当于每年度末根据住房公积金来源和本条例规定的使用范围,编制下一年度住房公积金使用计划,报同级住房委员会批准后组织实施。制定住房公积金的年度使用计划,应当优先保证职工提取住房公积金账户中的储存余额(含利息,下同)。
  第二十一条 有下列情形之一的,职工可以提取本人住房公积金账户中的储存余额:
  (一)购买、建造自住住房或者翻建、大修自住住房的;
  (二)离休、退休的;
  (三)完全丧失劳动能力,并且与所在单位终止劳动关系的;
  (四)与所在单位终止劳动关系后,未重新就业满五年的;
  (五)出国、出境定居的;
  (六)户口迁出本市、县行政区域,迁入地未建立住房公积金制度的;
  (七)省人民政府规定的职工其他住房消费。职工死亡或者被宣告死亡的,职工的继承人或者受遗赠人,可以提取该职工住房公积金账户中的储存余额。
  第二十二条 职工购买、建造自住住房或者翻建、大修自住住房所需资金,提取本人住房公积金账户中储存余额尚不足的,可以提取其配偶、父母、子女的住房公积金账户中的储存余额,但需征得被提取人的书面同意。
  第二十三条 职工提取住房公积金账户中的储存余额的,应当凭单位出具的有关证明材料,向管理中心提出申请。管理中心应当根据本条例第二十一条、第二十二条规定进行审核,并在接到申请之日起三日内作出准予或者不准予的决定并答复申请人。
  第二十四条 职工购买、建造自住住房或者翻建、大修自住住房所需资金,提取本人住房公积金账户中储存余额尚不足的,可以向管理中心申请住房公积金担保贷款。
  第二十五条 职工按照本条例规定申请住房公积金贷款的,管理中心应当在接到申请之日起七日内作出准予或者不准予的决定并答复申请人。申请住房公积金贷款经管理中心批准后,由申请人到受托银行按有关规定办理贷款手续。
  第二十六条 管理中心根据住房公积金年度使用计划,在保证住房公积金提取和贷款的前提下,经住房委员会批准,可以将住房公积金用于购买国债。
  第二十七条 按本条例规定的增值方式产生的住房公积金增值净收益,由管理中心集中管理,并按规定提取建立风险准备金。风险准备金的使用,按国家有关规定执行。
  第二十八条 除本条例规定的使用范围外,管理中心不得将住房公积金出借,不得将住房公积金用于房地产投资、经营股票、期货或者从事其他经营性活动,不得用住房公积金为单位或者个人提供任何形式的担保。
  第五章 住房公积金的管理和监督
  第二十九条 县级以上人民政府应当加强对住房公积金管理工作的领导和监督,及时纠正下级人民政府和同级住房委员会违反本条例规定的行为。
  第三十条 各级财政部门行使对住房公积金管理的监督职能。各级住房委员会在审批住房公积金预算、决算前,应当征求财政部门意见。管理中心应当定期向同级财政部门报送财务会计报表,接受财政部门的监督、检查。
  第三十一条 各级审计部门对住房公积金管理、使用情况实行审计监督。管理中心归集、使用住房公积金的情况及其财务收支和管理费用支出情况应当接受年度审计。
  第三十二条 省管理中心应当加强对市、县管理中心的业务指导和监督;市、县管理中心应当定期向省管理中心报送财务会计、统计等报表。管理中心应当定期向同级人民政府报告本行政区域内住房公积金归集、使用情况。
  第三十三条 住房公积金账户的储存余额,实行对账制度,每年对账一次。管理中心应当在每年住房公积金结息后的三十日内向单位送交对账清单,并由单位及时书面告知职工缴存、提取住房公积金等情况。
  第三十四条 管理中心应当建立健全住房公积金账户查询制度,完善查询系统,为职工和单位无偿提供查询服务。单位、职工发现住房公积金账户中的储存余额,与实际储存额不符并要求复核时,管理中心应当在单位、职工提出复核要求之日起三日内给予答复。
  第三十五条 管理中心应当建立住房公积金年度验审制度,督促单位履行本条例规定的义务。
  第三十六条 管理中心应当于每年9月30日前,将经住房委员会批准的上一结算年度住房公积金归集和使用情况的报告,登报公布,接受社会监督。住房公积金的结算年度,自每年的7月1日起至下一年的6月30日止。
  第三十七条 单位未按照本条例规定缴存住房公积金或者未及时办理住房公积金账户的设立、转移、封存、启封、对账等手续的,职工有权进行监督。
  第六章 法律责任
  第三十八条 单位有下列行为之一的,由管理中心给予处罚:
  (一)未按照本条例规定办理住房公积金缴存登记或者变更、注销缴存登记的,责令限期补办;逾期不补办的,处以一万元以上五万元以下的罚款。
  (二)未按照本条例规定为职工个人办理住房公积金账户的设立、转移或者封存、启封手续的,责令限期补办;逾期不补办的,处以一万元以上五万元以下的罚款。
  (三)为职工提取住房公积金账户中储存余额或者为职工申请住房公积金贷款出具虚假证明的,处以一千元以上一万元以下的罚款。有前款第
  (三)项行为的,并可由有关部门按管理权限对单位主要负责人和直接责任人给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
  第三十九条 职工违反本条例规定,采取欺骗手段,提取本人住房公积金账户中储存余额的,管理中心应当追回提取款项本息,并可对提取人处以提取金额百分之五至百分之十的罚款。职工采取欺骗手段,获得住房公积金贷款的,管理中心应当追回被骗取的住房公积金贷款本息,没收非法所得,并对骗取人处以被骗取贷款金额百分之五至百分之十的罚款;构成犯罪的,依法追究刑事责任。职工违反本条例规定,骗取他人住房公积金账户中储存余额的,管理中心应当追回被骗取的款项本息,并对骗取人处以骗取金额一倍的罚款;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
  第四十条 管理中心违反本条例规定,未在规定的期限内向社会公布住房公积金归集和使用情况,或者故意隐瞒事实,向社会公布虚假情况的,由同级住房委员会责令其纠正,并可对其主要负责人和直接责任人,按管理权限给予行政处分。
  第四十一条 管理中心及其工作人员,违反本条例规定,有下列行为之一的,由同级住房委员会责令其纠正,限期追回被挪用的住房公积金本息,没收非法所得;造成损失的,依法承担赔偿责任;对其主要负责人和直接责任人,并可按管理权限给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
  (一)出借住房公积金的;
  (二)将住房公积金用于房地产投资,经营股票、期货或者从事其他经营性活动的;
  (三)用住房公积金为他人提供担保的;
  (四)违反规定委托金融机构发放住房公积金贷款的;
  (五)玩忽职守,徇私舞弊,造
成住房公积金损失的。
  第四十二条 违反本条例规定挪用住房公积金,是经政府或者有关领导人决定或者同意的,由上级人民政府或者有关部门依法追究有关领导人的责任。
  第七章 附则
  第四十三条 本条例第四条规定以外的企业和城镇个体工商户,经当地县级以上人民政府决定,可以参照本条例实行住房公积金制度。
  第四十四条 本条例自1997年10月1日起施行。




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